Каждый руководитель выполняет основные функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль. Четыре элемента функции контроля: определение показателей и методики измерения результатов, измерение результатов, определение, соответствуют ли результаты плану, и корректирующие действия.
Все функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль тесно взаимосвязаны. Они одинаково важны для эффективного управления. Нельзя разделить их на основные и второстепенные. В то же время функции менеджмента: организация, мотивация и контроль базируются на продуманном и эффективном планировании.
Вам будет интересно:Мэри Паркер Фоллетт: фото, биография, годы жизни, вклад в менеджмент
- Планирование – это первичная, основополагающая функция. На основании стратегических целей строится план их достижения, предусматривающий выделение определенных ресурсов и привязку этого выделения во времени. Планирование документирует распределение ресурсов и объединяет усилия отдельных подразделений и сотрудников для достижения общей цели. Для этого проводится декомпозиция общих целей на персональные. Обязательно нужно предусмотреть и планирование контроля организации . Функции менеджмента, кроме целеполагания, предусматривают и составление перечня работ, которые необходимо выполнить в определенной последовательности для достижения цели. При этом каждая работа привязана ко времени своего начала и окончания, назначенным для нее ресурсам и последующим (или предшествующим) во времени работам.
- Организация, как функция менеджмента, заключается в создании структуры, позволяющей отдельным элементам системы совместно действовать по заданным правилам и рационально расходовать выделенные ресурсы для достижения поставленных целей. Организационная структура описывается рядом формализованных правил - регламентов, положений, инструкций.
- Мотивация, как функция менеджмента, заключается в побуждении сотрудников всех уровней к эффективной совместной деятельности для достижения поставленных целей. Это наиболее гуманистическая и наименее формализованная функция управления.
- Контроль, как функция, процесс менеджмента заключаются в количественном и качественном учете результатов работы, это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных перед ней целей
Назначение контроля
Вам будет интересно:Бизнес-центр "Пулково Скай": адрес, фото
Вам будет интересно:Компания "Стаханов": отзывы о работе
Контроль - основная функция менеджмента. Он предназначен для:
- Снижения неопределенности процесса производства и процесса управления.
- Предсказания и предотвращения возникновения сбоев.
- Поддержки успешных действий.
Контроль немыслим без измерения. Чтобы понять, что работа идет по плану, нужно сравнить достигнутые на момент контроля количественные показатели с некими заранее известными плановыми.
Процесс контроля - это система, которая позволяет запланировать, измерить, определить отклонения и откорректировать любую деловую активность, такую как производство, упаковка, доставка потребителю и многое другое.
Функция контроля в менеджменте – это важнейшая часть процесса управления.
В отсутствие функции контроля любое управление теряет смысл. Вы будете не в курсе, выполнено ли то, что было запланировано, и вообще, выполняется ли хоть что-нибудь.
Без функции контроля также невозможно управлять персоналом.
Процесс управления - это функциональный процесс для организационного контроля, он должен вырастать из целей и стратегических планов организации
Четыре элемента функции контроля
К функции контроль менеджмента относится четыре основных этапа:
«Контроль» означает список, ведущийся в двух экземплярах (фр. contrôle, от contrerôle —, от лат. contra - против и rotulus - свиток).
Задание плановых значений и методики измерения результатов
Необходимо сформировать набор важных для контролируемого процесса показателей и определить для каждого плановые значения в заданные моменты времени. Когда при наступлении этого времени измеряется фактический результат, менеджеры получают сигналы о том, как обстоят дела и, таким образом, им нет необходимости проверять каждый шаг исполнения планов.
Вам будет интересно:Особенности работы по франшизе
Показатели должны быть четко сформулированными, измеримыми и существенными для контроля. На промышленном предприятии показатели могут включать объемы продаж и выпуска продукции, эффективность использования рабочей силы, показатели безопасности и прочее.
При предоставлении услуг, с другой стороны, показатели должны включать, например, число клиентов, вынужденных ожидать своей очереди на обслуживание в банке или число новых клиентов, привлеченных в результате обновленной рекламной кампании.
Точки измерения на временной шкале также должны выбираться не случайно, а связываться с критически важными, с точки зрения контролируемого процесса, периодами времени или началом/окончанием важных этапов процесса. Это могут быть
- Начало или конец планового периода – смены, дня, недели или месяца.
- Начало или конец важного этапа: завершение подготовки производства, начало окончательной сборки изделия, отгрузка изделия заказчику.
- Выход нового релиза продукта или достижение плановых объемов услуг.
Функции планирования и контроля в менеджменте взаимосвязаны очень тесно и не имеют смысла одна без другой. Никем не контролируемый план превращается в пустую бумажку. Так же связаны функции менеджмента мотивация и контроль.
Измерение результатов
Измерение результатов в контрольных точках и сравнение их с плановыми показателями должно выполняться на основе проактивного подхода, так, чтобы отклонения могли быть обнаружены как можно раньше или даже спрогнозированы до их появления, что позволит избежать или свести к минимуму корректирующие действия.
Если контрольные точки правильно спланированы и доступны средства, позволяющие определить точно, что делают подчиненные, оценка текущей и ожидаемой производительности будет точной и легкой.
Однако существует много видов деятельности, в которых трудно определить точные контрольные точки, существует также много активностей, которые трудно измерять.
Довольно просто, например, установить показатель нормы времени для производства массовой продукции и столь же легко измерить фактические значения по этим показателям
Сложнее обстоит дело с далекими от техники видами работ. Например, контролировать работу менеджера по трудовым отношениям нелегко, поскольку нелегко разработать четкую систему показателей.
Руководитель менеджеров такого типа часто полагается на такие расплывчатые показатели, как отношения с профсоюзами, энтузиазм и лояльность подчиненных, текучесть кадров и/или трудовые споры. В таких случаях и результаты измерения подчиненного руководителем тоже расплывчаты.
Соответствие результатов плану
Это несложный, но весьма важный этап процесса контроля. Он включает в себя сравнение измеренных результатов с заранее определенными плановыми показателями. На этом этапе крайне важна заранее разработанная методика сравнения. В этом документе должно быть четко определено, что конкретно измеряется, в какой момент времени и при каких условиях. Следовать этой методике надо неукоснительно, в противном случае, результаты измерения и сравнения с планом будут недостоверными.
Если показатели соответствуют плановым, менеджмент может полагать, что все под контролем. В этом случае нет необходимости вмешиваться в повседневную работу организации.
Корректирующие действия
Этот этап становится важнейшим в том случае, если показатели не дотягивают до плановых и анализ показывает необходимость корректирующих действий. Такие корректирующие действия могут включать в себя изменения в одном или нескольких аспектах повседневной работы организации.
Например, руководитель филиала банка должен решить, что необходимо занять больше операционисток в зале, чтобы выдержать ранее установленный показатель максимального пятиминутного ожидания.
Или начальник цеха принимает решение вывести станочников сверхурочно, чтобы выдержать сроки сдачи продукции.
Контроль также помогает выявить некорректно заданные плановые показатели, и в этом случае корректирующее воздействие будет заключаться в исправлении плановых показателей, а не в борьбе за изменение текущих измеренных значений.
Своевременность корректирующих действий
Надо всегда разрабатывать конструктивный путь к доведению показателей до плановых значений, иначе придется запоздало осознать, что сбой уже произошел. Чем раньше установлена ошибка или сбой, тем больше шансов ее исправить или наверстать отставание. И тем меньше будут затраты времени, материальных и трудовых ресурсов на ее исправление.
Отклонения, обнаруженные на поздних сроках, бывает и вовсе невозможно исправить. В этом случае организация несет чувствительные финансовые и репутационные потери, вплоть до прекращения своего функционирования.
Плохие новости сегодня лучше, чем те же новости завтра.
Д. С. Чедвик
Взаимосвязь функций управления
Функции менеджмента: мотивация и контроль тесно связаны друг с другом. Для построения эффективной системы мотивации подчиненного руководителю необходим доступ к точным и своевременным результатам контроля.
Контроль может осуществляться на соответствие:
- плановым показателям;
- стандартам качества;
- корпоративным политикам;
- требованиям по безопасности и охране труда;
- требованиям контролирующих государственных или общественных организаций.
Контроль может быть также периодическим и разовым, запланированным и экстренным, частным и в рамках общего аудита деятельности организации.
Заключение
Основная функция контроля в менеджменте - обеспечение выполнения плана и достижение таким образом целей организации. Дополнительные функции - поддержка организации и мотивации и взаимодействие с ними. Функция контроля в менеджменте является важнейшей. Смысл контроля не в том, чтобы уличить подразделение или сотрудников в неисполнении плана и покарать их. Смысл заключается в своевременном обнаружении отклонений от плана. Тогда есть шанс успеть выполнить корректирующие действия. Продуманная организация процессов контроля – залог точного и своевременного исполнения планов и достижения поставленных целей.