Администрирование проекта: понятие, принципы и процессы

Администрирование проекта - это существенная часть работы любой современной организации, нацеленной на получение результата. От качества ее выполнения зависит успех реализации программ и скорость достижения поставленных целей организации.

Администрирование проекта - что это такое

Любая деятельность нуждается в четком контроле и координации. В частности, это касается реализации разного рода идей и программ. Администрирование проектов - это руководство с использованием материальных, нематериальных и человеческих ресурсов для достижения оптимальных показателей относительно финансовых, временных и качественных показателей. Его необходимость обусловлена такими факторами:

• Без контроля невозможно своевременное и гармоничное решение большого количества задач. Для объединения усилий специалистов и придания им единого направления необходима система координации - это администрирование проекта.
• Достижение целей возможно при наличии ресурсов из внутренних или внешних источников. Поиск средств - еще одна задача руководителя.
• Реализация действий по достижению целей требует разработки структуры управления и четкой организации процесса.

Основные элементы

Вам будет интересно:Заинтересованные стороны проекта. Авторы и руководители проекта

Вам будет интересно:Виды потерь в бережливом производстве

Понятие администрирования проекта можно разделить на такие основные элементы:

• Цель. Это конечный результат, который планируется получить по итогам реализации проекта. Выражается в числовом временном значении.
• Сложность. Это перечень задач, которые необходимо решить для достижения конечной цели, а также взаимосвязи между этими процессами.
• Уникальность. Проект является разовым начинанием, которое в будущем не должно повторяться в неизменном виде. Даже дублирующие идеи могут существенно отличаться по среде реализации и структурой ресурсов.
• Временные рамки. Каждый план имеет начальные и конечные точки, которые характеризуются календарными параметрами.
• Жизненный цикл. Это стадии, характеризующие степень достижения поставленных целей.

Принципы администрирования

Менеджеры должны руководствоваться такими основными принципами администрирования проекта:

• четкая формулировка целей и планируемых результатов с учетом вероятных рисков;
• определение центров ответственности не только по проекту в целом, но также по отдельным его составляющим;
• создание эффективной системы планирования работ и прогнозирования параметров;
• регулирование хода реализации;
• создание эффективной команды, которая будет мотивирована общими интересами.

Типы задач

Вам будет интересно:Модель управления - это... Понятие, классификация, значение

В теории администрирования проектов выделяют три типа задач. А именно:

• Детальные. Это задачи самого низкого уровня, они обеспечивают функционирование проекта.
• Составные. Относятся к промежуточному и высшему уровням. Непосредственно относятся к предметной области проекта.
• Веха. Это задача с нулевой продолжительностью, которая представляет собой дату завершения того или иного этапа работы.

Классификация

Организация администрирования проекта может несколько отличаться, в зависимости от того, к какому типу он относится. По сферам деятельности выделяют:

• Технический (строительство зданий, внедрение новых технологий производства, разработка ПО и так далее).
• Организационный (создание нового предприятия или реорганизация существующего, внедрение новых систем управления и так далее).
• Экономический (внедрение новых систем бюджетирования или центрального планирования и тому подобное).
• Социальный (реформирование системы социального обеспечения и социальной защиты сотрудников, а также экологическая ответственность).
• Смешанный.

По размерам выделяют:

• Монопроекты (имеют конкретную цель и назначение).
• Мультипроекты (состоят из нескольких монопроектов).
• Мегапроект (целевые программы состоящие из комплекса монопроектов и мультипроектов).

По целевому назначению выделяют:

• Инвестиционный (создание или обновление основных фондов с привлечением финансовых средств извне).
• Инновационный (разработка и внедрение новых технологий или управляющих систем).
• Научно-исследовательский (разработка новых продуктов или способов производства).
• Учебно-образовательный (повышение квалификации сотрудников).
• Смешанный.

Чем занимается отдел администрирования проектов

На крупных предприятиях вопросы администрирования возложены на специализированные отделы. В небольших организациях этим занимается менеджер или же генеральный директор. Администрирование проекта подразумевает такую деятельность:

• организация совещаний, их протоколирование и контроль исполнения принятых решений;
• сбор отчетной информации;
• подготовка справок и презентаций;
• подбор информации для выступления менеджера;
• оформление планов-графиков выполнения проектов;
• организация приема участников проекта;
• координация совещаний;
• выполнение поручений руководителя проекта;
• проведение корректировки календарных планов;
• информирование заинтересованных лиц и рассылка документации;
• документационное обеспечение проекта.

Вам будет интересно:Бесструктурное управление: описание понятия, методы и способы

Основные участники проектов

В вопросах администрирования проекта важную роль играют его участники. Вот основные заинтересованные стороны проекта:

• Заказчик - будущий владелец результатов проекта. Он определяет требования к параметрам и результатам деятельности. Он также обеспечивает финансирование, используя собственные или заемные средства.
• Инициатор - сотрудник, который, осознавая потребность в проекте, вносит предложение о его реализации. Этот человек может работать в организации или быть приглашенным из вне.
• Куратор - человек, который следит за процессом реализации проекта и направляет его. Он осуществляет общий контроль и поддерживает проект.
• Менеджер - лицо, которое несет непосредственную ответственность за администрирование проекта и его реализацию.
• Руководитель - обеспечивает ежедневное управление командой, которая работает над реализацией проекта.
• Инвестор - лицо или организация, которая обеспечивает реализацию проекта финансовыми ресурсами.

Основные процедуры

В процессе администрирования проекта выполняется ряд процедур. Вот основные из них:

• определение особенностей внутренней и внешней среды;
• формулировка сущности проекта;
• определение требований;
• постановка четких, измеримых и реалистичных целей;
• балансирование параметров качества и времени исполнения проекта;
• планирование мероприятий по реализации проекта;
• адаптация планов под интересы и потребности заинтересованных лиц;
• техническое исполнение;
• контролирующие мероприятия.

Жизненный цикл проекта

Администрирование проекта является сложным разносторонним процессом, который включает в себя несколько этапов, соотносящихся с жизненным циклом проекта.

Ошибки администрирования

Понятия, принципы и процессы администрирования проекта дают четкое понимание того, в каком направлении нужно двигаться для получения ожидаемых результатов. Тем не менее, менеджеры нередко допускают ошибки, которые становятся препятствием на пути достижения целей. Вот о чем идет речь:

• большие временные затраты на поиск альтернатив и оценку правильности принятых решений;
• осуществление планирования "сверху вниз";
• недостаточно детальная разработка плана приводит к тому, что упускаются из вида "подводные камни";
• начало работы без получения достаточных объемов подробной и актуальной информации;
• отслеживание работ вместо контроля ключевых показателей.

Отличие современного администрирования от устаревших систем управления

Система администрирования проектов непрерывно совершенствуется. Сравнение нынешней и прошлой ситуации приведена в таблице.

Американские "законы" администрирования

Современные тенденции администрирования пришли к нам с Запада. Поэтому, уместно будет рассмотреть американские "законы". Вот ключевые из них:

• Не стоит бояться изменений в процессе реализации проекта. Как показывает практика, ни один из важных проектов не заканчивается вовремя, в рамках бюджета и без смены руководящего состава.
• Проекты реализуются достаточно быстро до 90 % уровня готовности. Реализация оставшихся 10 % растянута во времени.
• Расплывчатые цели не позволяют четко просчитать смету затрат. Это устраняет раздражающий фактор, связанный с большой суммой расходов на реализацию проекта.
• Никогда нельзя обольщаться тем, что дела идут "как по маслу". В любой момент может появиться препятствие или наступить кризис.
• Систему невозможно избавить от ошибок. Более того, попытки исправить одну оплошность приведут к появлению новых.
• Чем детальнее проработан план реализации проекта, тем больше шансов "вписаться" в сроки выполнения работ.
• Проектные группы скептически относятся к промежуточной отчетности, так как она является демонстрацией отсутствия результатов.

Факторы успешного администрирования

Успешной реализации проекта способствуют такие ключевые факторы, как:

• Четкая формулировка целей. Это позволяет задать направление деятельности для рабочей группы, а также помогает избежать двояких трактовок.
• Компетентный руководитель. Администратор должен обладать достаточным уровнем знаний и навыков, а также высокой квалификацией и значительным опытом работы, чтобы воплотить в жизнь сформулированные идеи.
• Поддержка топ-менеджеров. Администратор и рабочая группа должны чувствовать заинтересованность со стороны высшего руководства организации.
• Обеспеченность ресурсами. Перед стартом реализации проекта администратору должен быть обеспечен полный и беспрепятственный доступ к материальным и кадровым ресурсам.
• Полное информирование. У администратора и его команды должен быть постоянный доступ к полному объему информации, которая касается целей, текущего статуса и условий реализации идеи.
• Обратная связь. Все заинтересованные лица должны иметь возможность коммуникаций с администратором с целью получения актуальной информации, а также внесения предложений.
• Неизменность кадрового состава. Администратор должен приложить максимум усилий к сохранению постоянного состава команды до конца срока реализации плана.

Источник